Process Mining –
Um die besseren Entscheidungen zu treffen
Process Mining zeigt alle Prozessvarianten – datenbasiert, objektiv und schnell
Die Realität ist meist komplexer als gedacht, dies gilt auch für Unternehmensprozesse.
Traditionell werden bei der IST-Analyse mit hohem Aufwand in Workshops und Interviews vor allem die häufigsten Prozessabläufe erhoben und dokumentiert. Seltenere Prozessvarianten oder Sonderfälle – die regelmäßig die größten Friktionen verursachen – bleiben vielfach außer Betracht. Die ermittelten Abläufe sind unvollständig und idealisiert und zusätzlich subjektiv geprägt, da die Befragten meist nur einzelne Teile des Gesamtprozesses sehen und kennen.
Process Mining als digitales Verfahren bietet für systemunterstützte Prozesse die Möglichkeit, die Gesamtheit der Prozessabläufe abzuleiten und transparent zu machen. Input hierfür sind die bereits in den Unternehmenssystemen (Z.B. ERP-, CRM-, Ticketing-System) vorhandenen Daten.
Die Discovery Phase liefert Transparenz und erste Lösungsansätze
Prozess
auswählen
- Ausgangspunkt: ausgewählter, systemgestützter Prozess
- Klare Definition der Ziele der Optimierung und Spezifikation der Fragestellungen, die die Analyse leiten
- Festlegung Umfang der Analyse (z.B. Zeitraum, Region, betrachtete Einheiten)
- Feststellung der relevanten Daten
Daten
bereitstellen
- Lokalisierung Daten in Datenquellen, Analyse der Datenstruktur
- Extrahierung, Prüfung Datenqualität, Transformation und Zusammenfassung der Daten im ‚Event Log‘
- Voraussetzungen Event Log: Case ID, Activity und Timestamp
- Ergänzung um weitere Attribute möglich (z.B. Produktkategorie, Vertriebskanal, Lieferanten, Kundentypen, organisatorische Einheit, Länder)
Modelle
berechnen
- Laden ‚Event Log‘ in Process Mining Tool
- Auswertung Daten mit Process Mining Software
- Ergebnis: Prozessmodelle
- Verschiedene Perspektiven der Auswertung, z.B. ‚control flow‘ (Ermittlung der Abfolge der einzelnen Aktivitäten), ’social network analysis‘ (Art der Zusammenarbeit, Netzwerke), ‚performance‘ (Dauer und Häufigkeiten)
Analyse
durchführen
- Analyse der Modelle unter den Aspekten Häufigkeiten und Performance der Aktivitäten
- Beliebige Ebenen der Betrachtung möglich: von den häufigsten Prozessvarianten bis zur Abbildung von 100% oder speziell gefilterten Prozessabläufen
- Überprüfung z.B. auf Engpässe, Schleifen in der Bearbeitung, Compliance und Conformance-Abweichungen
Massnahmen
definieren
- Verifizierung, Validierung der Analyseergebnisse mit Experten – vor Ort oder online
- Identifizierung erforderlicher weiterer vertiefender Analysen, Betrachtung von Sonderfällen, Compliance-Themen
- Analyse der Ursachen
- Ableiten erster Sofortmaßnahmen
- Präsentation der Ergebnisse
In der Transformation werden Prozesse aus Kundensicht End 2 End optimiert
Klassische Optimierung
Im Rahmen bestehender Prozesse werden Möglichkeiten zur Vermeidung, Vereinfachung, Standardisierung oder Verlagerung von Aktivitäten beziehungsweise Prozessteilen geprüft.
Automatisierung
Im Rahmen bestehender Prozesse werden Möglichkeiten zur Automatisierung einzelner Aktivitäten, von Prozessteilen (z.B. durch Robotic Process Automation) oder gesamter Workflows identifiziert.
Prozessinnovation
Mit Hilfe der durch die Digitalisierung zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten werden Prozesse komplett neu aufgestellt. Prozessabläufe ändern sich strukturell.
Das Monitoring sichert die Nachhaltigkeit und weist Ergebnisse nach
Bei traditionellen Optimierungsprojekten ist es sehr schwierig und aufwendig, stattgefundene Veränderungen und daraus resultierende Verbesserungen nachzuweisen.
Die Anwendung von Process Mining unterstützt die Nachhaltigkeit von Prozessveränderungen einfach und datenbasiert in zweifacher Hinsicht. Zum einen können die Prozessabläufe vor und nach einer Veränderung direkt verglichen werden. Zum anderen ermöglicht der Vorher-Nachher Vergleich von zu Beginn klar definierten Prozesskennzahlen ein transparentes, objektives und schnelles Controlling des quantitativen Erfolgs von Prozessänderungen.
Auch ein laufendes Monitoring von Prozessen in definierten Zeitabständen ist möglich.